Sharing the Implementation of document system: outline
Introduction
不管是個人還是在團隊中
文件都是相當重要的一環
可以是筆記性質, 也能是 SOP, 也能是 share doc
而這些需求的背後, 就是要一個文件平台
儘管現成有 google drive, Dropbox, OneDrive, notion, HackMD 這類平台可以使用
但仍沒一套能夠滿足需求
我的需求如下
- support markdown (best is WYSIWYG, which stands for “What You See Is What You Get”)
- collaborative
- permission control
- Single Sign-On
- self-host
於是尋找一套能夠滿足需求的 tool 是我最重是的目標
history of chose tool
在這之前, 我曾使用過 google drive, Dropbox, OneDrive, notion, HackMD
以下稍微說明我不選擇的理由
HackMD
HackMD 雖然很知名, 其也有 open-source 方案 (hedgedoc,CodiMD)
我在之前是使用 hedgedoc, hedgedoc 跟 CodiMD 之間是有點故事的
關於 hedgedoc 跟 CodiMD: https://hedgedoc.org/history/
在這幾年的追蹤下, 原本 HackMD 沒什麼在維護 CodiMD
這也是我採用 hedgedoc 的理由
結果最近反轉了, hedgedoc 2 的進度一直 delay,讓人很懷疑到底還有沒有在繼續開發
反而 CodiMD 開始積極在更新
真讓人摸不著頭緒
但一直讓我很不滿意的是左右兩欄的設計很占版面, 如果能支援 WYSIWYG 就好了
這就是我很想再令尋他套的理由
Dropbox
唯一有印象的就是當文件稍大, performance 就變很差
且也不算支援 markdown, 雖然 Paper 能使用部份 markdown 語法
notion
唯一挑替的就是要付錢了
不然絕對是首選 knowledge system
sharepoint
商業方案 但其 office 超難用…
反而 google doc 好用的多
對 markdown 支援超差
最要命的是搜尋功能超扯, 基本上根本找不到 (‘keyword’ 用 ‘key’ 去搜尋會找不到… ,必須使用完整 string ‘keyword’)
不知道為什麼微軟的系統搜尋都超爛… 像是 outlook 也是常常找不到東西
還有些很奇怪的邏輯
舉例用搜尋找到的文件千萬不能用編輯功能(sharepoint 會幫你另存新檔 WTF…)
是我接觸過 document 平台用的最不爽的
wiki
wiki 有很多套
然而大部分都不理想, 就不贅述了
what is outline
簡單來說 就是一個跟 notion 很像的系統
對於我想要的功能都支援了
- support markdown (WYSIWYG mode)
很大程度降低編寫文件的困擾 - collaborative
在 team 中使用最重要的功能 - Single Sign-On
管理帳號方便的多 - permission control
能夠避免權限外洩 - self-host
可以安全在 private network 使用 - history
- comment
- support mermaid diagram
至於實際還有那些功能
可以先使用其 cloud 版本體驗看看
想要 self-host 可以參考 doc hosting-outline
不過請再注意功能上會有稍微差異 pricing
Conclusion
俗話說 萬丈高樓平地起
document system 是我認為最重要的基本生產力工具
一旦沒有好用的系統
不只自身筆記難以紀錄(沒人可以記所有東西)
也很難在團隊之間分享知識
進而導致自己/團隊生產力低下